Środki trwałe – klasyfikacja, ewidencja, amortyzacja, sprzedaż

Zgodnie z prawem rachunkowym środki trwałe to majątek przedsiębiorstwa. Składnik ten w bilansie ujmowany jest jako aktywa trwałe. Jednakże, aby środek trwały został tak sklasyfikowany, musi spełnić kilka zasadniczych kryteriów:

• Stanowi własność lub współwłasność podatnika.
• Posiada przewidywany okres swojej użyteczności dłuższy niż rok. W przeciwnym wypadku mógłby zostać zaliczony do aktywów obrotowych.
• Jego przeznaczenie jest ściśle związane z profilem działalności przedsiębiorstwa i służy do osiągania przez firmę przychodów finansowych bądź innych korzyści ekonomicznych.
• Znajduje się w bilansie przedsiębiorstwa lub stanowi jego bezpośrednią własność.
• W chwili przyjęcia go do użytku w firmie musi być całkowicie kompletny i sprawny. W przeciwnym razie wykluczona zostaje jego użyteczność ekonomiczna oraz pojawia się konieczność jego naprawy lub skompletowania.
• Musi mieć również ustaloną konkretną wartość początkową. Wycena musi być obiektywna i zgodna z realiami rynkowymi. Jej zmiana może nastąpić w przypadku ulepszenia środka trwałego. Dodatkowo uprawnione środki trwałe mogą podlegać amortyzacji na zasadach określonych w przepisach prawnych.
• Środek trwały powinien posiadać również wartość początkową większą niż 10 000 złotych. W przeciwnym przypadku klasyfikowane jest jako niskocenny środek trwały.

Środki trwałe mogą również zostać wytworzone przez samego podatnika. Dobrym przykładem jest wybudowanie hali na maszyny na terenie przedsiębiorstwa budowlanego. Wartość początkowa będzie w tym przypadku kosztem budowy tej nieruchomości.

Zgodnie z obecnymi przepisami jako środki trwałe rozumie się składniki majątku o wartości wyższej niż 10 000 złotych, o przewidywanym czasie eksploatacji dłuższej niż rok. Nie oznacza to jednak, że nie mogą być one tańsze. Jak już wspomnieliśmy, mamy wtedy do czynienia z aktywami niskocennymi. W takiej sytuacji możliwa jest również jednorazowa amortyzacja. Odpisu amortyzacyjnego dokonuje się w tym samym miesiącu, w którym zostały one wprowadzone do użytku w przedsiębiorstwie lub w miesiącu następnym.

Wniesienie do przedsiębiorstwa nowych aktywów niesie ze sobą obowiązek ich odpowiedniego zaksięgowania. W tym celu przeprowadza się klasyfikację środków trwałych (KŚT).

Jest regulowana odrębnymi przepisami, a konkretnie rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2016 roku. Klasyfikacja środków trwałych polega na odpowiednim uporządkowaniu firmowych aktywów. Ułatwia to prowadzenie ewidencji oraz zbierania danych statystycznych. Dzięki temu środki trwałe mogą też być w łatwy sposób poddawane amortyzacji.

W ramach KŚT wyróżnia się 9 zasadniczych grup:

• Grupa 0 – grunty.
• Grupa 1 – budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego i spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego.
• Grupa 2 – obiekty inżynierii lądowej i wodnej.
• Grupa 3 – kotły i maszyny energetyczne.
• Grupa 4 – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania.
• Grupa 5 – maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne.
• Grupa 6 – urządzenia techniczne.
• Grupa 7 – środki transportu.
• Grupa 8 – narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane.
• Grupa 9 – inwentarz żywy.

Oprócz samych grup wyróżniane są także podgrupy oraz rodzaj danych środków trwałych. Dodatkowo niektóre pozycje zawarte w tabeli KŚT posiadają dodatkowe oznaczenia PKOB (Polska Klasyfikacja Obiektów Budowlanych) oraz PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług). Środki trwałe powinny zostać odpowiednio przyporządkowane w zależności od ich rodzaju oraz zastosowania.

Podczas eksploatacji wraz z upływem czasu maleje wartość aktywów. Dodatkowo na rynek wchodzą nowe, wydajniejsze rozwiązania i technologie. Dlatego też do rachunkowości został wprowadzony specjalny mechanizm, którym jest amortyzacja środków trwałych. Pozwala to rekompensować przedsiębiorstwu naturalne zużywanie się aktywów. Dzięki temu możliwe staje się odpowiednie „odpisywanie” ich od majątku firmy. Pozwala to także zmniejszyć podstawę opodatkowania przedsiębiorstwa. Zakładając, że środki trwałe posiadają początkową wartość większą niż 10 000 złotych, to możliwe jest stałe i systematyczne przenoszenie ich wartości w rubrykę kosztów. Amortyzacja jest rozkładana w czasie tak, aby była proporcjonalna do czasu prognozowanego użytkowania danych aktywów.

Przedsiębiorstwa zobowiązane są do prowadzenia rejestru, w którym będą ujmować składniki majątkowe firmy oraz rozliczać koszty z nimi związane. Ewidencja środków trwałych to spis majątku przedsiębiorstwa. Wartość ujętych w nich pozycji powinna przekraczać kwotę 10 000 złotych, a planowany czas użytkowania powinien wynosić przynajmniej rok.

Ewidencja środków trwałych powinna zawierać następujące informacje:

• liczbę porządkową;
• datę ich nabycia;
• datę przyjęcia do użytkowania w przedsiębiorstwie;
• wskazanie dokumentu, który potwierdza ich nabycie;
• określenie rodzaju środków trwałych oraz ich symbol KŚT;
• wartość początkową danego aktywa;
• stawkę amortyzacyjną;
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;
• zaktualizowaną wartość początkową;
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Jeśli przedsiębiorca posiada składniki majątkowe, których nie klasyfikuje się jako środki trwałe, to niezbędna jest również ewidencja wyposażenia. Z tego obowiązku zwolnieni są podatnicy, którzy rozliczają się w ramach tak zwanej karty podatkowej.

W przypadku przedsiębiorstw rozliczających się przy pomocy KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) oraz tych, które zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych, konieczna jest inwentaryzacja środków trwałych, potocznie znana jako remanent. Polega ona na dokładnym zliczeniu lub zmierzeniu pozostałego stanu ilościowego aktywów firmy.

Inwentaryzacja środków trwałych przyjmuje formę listy (spisu naturalnego), w której zawarty jest faktyczny stan:

• materiałów podstawowych i pomocniczych;
• półproduktów;
• produkcji w toku;
• wyrobów gotowych;
• towarów;
• braków i odpadów.

Inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzana jest na koniec każdego kolejnego roku podatkowego. Jej przeprowadzanie jest wymagane także w przypadku zakończenia prowadzenia działalności gospodarczej lub w przypadku zmian wśród wspólników.

Po kompletnym zamortyzowaniu następuje całkowite umorzenie środków trwałych. W przypadku niektórych aktywów możliwa jest jednorazowa amortyzacja pozwalająca od razu ująć je w rubryce kosztów.

Należy pamiętać o jeszcze jednej wersji amortyzacji, czyli pomocy de minimis, z której korzystają niektóre środki trwałe. Warto wiedzieć, że 2020 rok przyniósł jej nieznaczną podwyżkę, dzięki czemu dopuszczalna kwota odpisu wynosi 219 000 złotych. Pomoc de minimis to forma jednorazowej amortyzacji, której zadaniem jest pomoc firmom rozpoczynającym swoją działalność oraz małym biznesom.

Stare maszyny i narzędzia są mniej opłacalne i efektywne niż ich najnowsze odpowiedniki, dlatego też, aby pozostać konkurencyjnym na rynku, niezbędne jest stałe inwestowanie w przedsiębiorstwo. Często w celu modernizacji firmy właściciel dokonuje redukcji przestarzałych aktywów poprzez sprzedaż środka trwałego.

W takiej sytuacji niezbędne jest ujęcie tego rodzaju transakcji w ewidencji firmowej oraz wystawienie faktury (zwykłej lub VAT w zależności od statusu podatnika). W przypadku nałożenia podatku VAT niezbędne jest umieszczenie na fakturze odpowiedniej jego stawki.

Należy jednocześnie pamiętać, że sprzedaż to nie jest likwidacja środka trwałego. Tym drugim pojęciem określa się całkowite zamortyzowanie danego aktywa, a następnie późniejsze wykreślenie go z ewidencji przedsiębiorstwa.