« Powrót do artykułów

Księga Przychodów i Rozchodów – kto musi ją prowadzić?

Księga Przychodów i Rozchodów – kto musi ją prowadzić?

KPiR to jedna z form ewidencji transakcji zawieranych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. To właśnie w ten sposób rozlicza się znaczna część przedsiębiorców w Polsce. Jest to także narzędzie, które daje doskonały wgląd w kondycję firmy. Kogo dotyczy podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz jak w praktyce wygląda korzystanie z niej? Wyjaśniamy!

Księga Przychodów i Rozchodów krok po kroku

Dokument ten jest tak naprawdę prosty w uzupełnianiu, a daje przedsiębiorcy dokładny wgląd w finanse jego firmy. W Księdze Przychodów i Rozchodów zamieszcza się co do zasady wszystkie operacje gospodarcze. Należą do nich koszty oraz przychody, powstałe zarówno w ciągu miesiąca jak i w skali całego roku podatkowego. KPiR służy też do ustalania dochodu firmy.

Polskie prawo pozwala, aby książka przychodów i rozchodów była prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W zależności od preferencji przedsiębiorcy ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w KPiR może dokonywać on sam lub pracownik biura księgowego.

Księga przychodów i rozchodów składa się z 17 kolumn, których rolę pokrótce opiszemy poniżej.

  • Pierwsza kolumna od lewej strony oznaczana symbolem Lp. to tak zwana liczba porządkowa. Wpisuje się do niej po kolei numery wszystkich zawartych transakcji. Musi zostać zachowana ciągłość zapisu.
  • Druga kolumna zawiera datę zdarzenia gospodarczego.
  • W trzeciej kolumnie znajduje się numer dowodu, czyli oznaczenie wystawionej (bądź otrzymanej) faktury.
  • W czwartej i piątej kolumnie zapisuje się odpowiednio nazwę kontrahenta oraz adres jego firmy.
  • Szósta kolumna powinna zawierać opis zdarzenia gospodarczego, czyli rodzaj transakcji.
  • W pozycji siódmej zapisuje się kwotę przychodu wynikającą ze sprzedaży towaru lub usługi. Należy pamiętać, że w tym miejscu zapisywana jest kwota netto lub brutto (w zależności od tego, jakim płatnikiem VAT jest podmiot gospodarczy).
  • Pozycja ósma poświęcona jest innym przychodom, które nie zostały sklasyfikowane w pozycji 7.
  • Dziewiąta kolumna to suma pozycji 7 i 8.
  • Dziesiąta kolumna od lewej strony poświęcona jest wartości zakupionych materiałów lub towarów.
  • W pozycji jedenastej zamieszcza się tak zwane koszty uboczne, do których zalicza się koszt transportu, załadunku wraz z wyładunkiem oraz ubezpieczeń transportowanego towaru.
  • Dwunasta kolumna poświęcona jest wynagrodzeniom dla pracowników. Zamieszczane są w niej kwoty brutto.
  • Do „13” wpisuje się pozostałe koszty związane z prowadzeniem firmy. Mogą tutaj trafić opłaty za czynsz siedziby firmy, opłaty za telefon i internet, koszty związane z eksploatacją samochodu, środki BHP oraz wiele innych pozycji.
  • Pozycja „14” to suma kolumn 12 i 13.
  • Kolumna piętnasta powinna pozostać wolna. Służy ona do notowania transakcji, które nie klasyfikują się we wcześniejszych kolumnach.
  • Kolumna szesnasta poświęcona jest działalności badawczo-rozwojowej. W przypadku ich wystąpienia wpisuje się ich wartość oraz dokładnie opisuje powstały w ich wyniku koszt.
  • Ostatnia pozycja o numerze „17” tytułowana zazwyczaj jako „Uwagi” i pozwala na dodanie dodatkowego opisu do konkretnego zdarzenia gospodarczego.

Wzór tego dokumentu jest uniwersalny, dlatego sporządzając go nie musimy trzymać się żadnych, szczegółowych wytycznych (poza tymi opisanymi powyżej).

Książka Przychodów i Rozchodów – jak prowadzić?

Aby prawidłowo ewidencjonować firmowe transakcje, niezbędne jest kierowanie się kilkoma podstawowymi zasadami dotyczącymi KPiR.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest stosunkowo prosta w prowadzeniu – musimy pamiętać, aby każda firmowa transakcja miała swoje odzwierciedlenie w tym dokumencie oraz by była zachowana ciągłość transakcji. Ważne jest też, aby przedsiębiorca przechowywał wszystkie dowody, na których podstawie zamieszczono wpisy w dokumencie.

Najważniejszą zasadą prowadzenia KPiR jest rzetelność. W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. przeczytamy, że:

§10. 1. Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. 2. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. 3. Księgę uważa się za rzetelną, z zastrzeżeniem ust. 4, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty

Wszystkie dane zawarte w dokumencie muszą być prawdziwe i odpowiednio udokumentowane. W przypadku pomyłki niezbędne jest jej należyte skorygowanie. Ustawa dopuszcza pomyłkę o maksymalnie 0,5%.

W przypadku zdarzeń losowych możliwe jest też popełnienie nieumyślnego błędu. Natomiast, jeśli przedsiębiorca błąd taki odnajdzie, to powinien go jak najszybciej naprawić, powiadamiając Urząd Skarbowy.

Książka Przychodów i Rozchodów: podatek

KPiR niesie ze sobą obowiązek wybrania formy opodatkowania. Przedsiębiorca może zdecydować się na tak zwane zasady ogólne, czyli podatek progresywny (zwany potocznie skalą) lub skorzystać z podatku liniowego. Oba powyższe rozwiązania mają swoje wady i zalety. Księga przychodów i rozchodów zakładana jest na okres jednego roku i to właśnie ona stanowi podstawę do rozliczania wysokości podatku dochodowego. Stara księga prowadzona jest do dnia 31 grudnia, a nową księgę zakłada się wraz z dniem 1 stycznia roku następnego.

Ewidencja przychodów i rozchodów

Każdy dokument księgowy potwierdzający dane zdarzenie gospodarcze musi znaleźć się w KPiR. Przychody ujmowane są w księdze przychodów i rozchodów na pozycjach „7” oraz „8”, a ich suma musi znaleźć na pozycji „9”. Koszty zapisuje się w kolumnach „10” oraz „11”, a pensje wypłacane pracownikom ujmowane są na pozycji „12”. Kolumna „13” została przeznaczona na pozostałe wydatki związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Pozycje „12” oraz „13” sumuje się w kolumnie „14”. W przypadku wystąpienia niestandardowych zdarzeń zamieszcza się je na pozycji „15” wraz z dokładnym ich opisem w polu „17”.

Księga Przychodów i Rozchodów zasady ogólne

Przedsiębiorca decydujący się na prowadzenie własnej działalności na zasadach ogólnych jest zobowiązany do prowadzenia KPiR. Wybór tej formy opodatkowania wiąże się ze zjawiskiem skali podatkowej.

Działa to w ten sposób, że dopóki przedsiębiorstwo nie osiągnie w skali roku dochodu większego niż 85 528 złotych, to od tej kwoty zapłaci 17% podatku dochodowego. Przekroczenie tego poziomu będzie wiązać się z opodatkowaniem w wysokości 32%. Należy jednak pamiętać, że stawką 32% zostanie opodatkowany tylko dochód, który przekroczył pierwszy próg. W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorstwo wygeneruje w skali roku dochód w wysokości 100 000 złotych to 85 528 złotych będzie opodatkowane stawką 17%, a 32% podatek zostanie nałożony tylko na pozostałe 14 472 złote.

« Powrót do artykułów