Koszty działalności gospodarczej

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej, to jedna z kwestii, nad którą zastanawiają się osoby myślące o otworzeniu własnej firmy. Te będą nieco inne w zależności od tego, czy interesuje nas jednoosobowa działalność gospodarcza, czy też planujemy w przyszłości zatrudniać pracowników. Wiele będzie też zależało od tego, w jakiej branży chcemy działać i gdzie otworzymy firmę. Jednak niezależnie od charakteru prowadzonego biznesu musimy liczyć się z następującymi kategoriami opłat:

• Opłaty rejestracyjne,
• Opłaty związane z wydaniem zaświadczeń i pozwoleń,
• Podatki,
• Inne opłaty.

Natomiast do bieżących kosztów prowadzenia działalności zalicza się m.in. opłaty na poczet składek ZUS, koszty ponoszone w wyniku zakupu środków trwałych i wyposażenia oraz inne opłaty (np. za prowadzenie rachunku firmowego, obsługę księgową, obsługę strony internetowej etc).

Przyjrzymy się teraz każdej z tych kategorii opłat i zastanówmy się nad tym, na ile obciążą one nasz firmowy budżet.

Wspomniane opłaty rejestracyjne dotyczą osób, które są czynnymi podatnikami VAT. Jeśli chcemy otrzymać druk, który ten fakt potwierdzi, będziemy musieli za niego zapłacić. O ile takiego zaświadczenia nie potrzebujemy, to związane z tym opłaty nie będą nas dotyczyły. Płatna jest także rejestracja szczególnej formy działalności np. spółki jawnej. Jeśli zakładamy własną działalność gospodarczą, to musimy mieć na uwadze fakt, że płatny jest także wpis do KRS oraz ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Ponadto, do opłat rejestracyjnych należy zaliczyć także te związane z rejestracją firmowych pojazdów.

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się także z koniecznością dostarczenia określonych zaświadczeń i pozwoleń. Te również są płatne. Co do zasady, niezależnie od tego, jakiego zaświadczenia czy pozwolenia będziemy konkretnie potrzebowali, otrzymanie go będzie wymagało od nas uiszczenia określonych opłat. Najwięcej (ponad 1000 złotych) zapłacimy za zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej i ubezpieczeniowej. Około 20-30 złotych wyniesie nas natomiast zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami wobec ZUS i US lub zaświadczenie o stanie tych zaległości. Taki dokument będzie nam potrzebny m.in. wtedy, gdy zechcemy ubiegać się o kredyt dla firm.

To kolejna kategoria opłat skarbowych. Pamiętajmy, że każda umowa kupna-sprzedaży, jeśli jej wartość jest równa lub wyższa niż 1000 złotych, nakłada na nas konieczność zapłacenia PCC (podatku od czynności cywilnoprawnych). Warto wiedzieć, że obowiązek ten dotyczy każdego, a nie jedynie osób, które prowadzą własną działalność. Podatek ten opłaca nabywca, co oznacza, że jeśli kupujemy firmowy komputer, samochód czy maszyny, będziemy musieli zapłacić podatek w wysokości 2 proc. Koszty działalności gospodarczej to także inne podatki jak np. cło, akcyza czy podatek od nieruchomości.

Jakie jeszcze opłaty nas czekają, jeśli prowadzimy firmę w 2020 roku? Tutaj wiele zależy od tego, czym się zajmujemy, bowiem niektóre koszty będą dotyczyły jedynie określonych grup zawodowych. Dla przykładu: opłatę członkowską do Krajowej Izby Lekarskiej czy Krajowej Izby Architektów zapłacą jedynie przedstawiciele tych właśnie branż.

Do innych opłat administracyjno-skarbowych związanych z posiadaniem własnej firmy należą także wszelkiego rodzaju opłaty notarialne czy sądowe oraz koszty związane z udzieleniem pełnomocnictwa. Jeśli zależy nam na tym, by ktoś w naszym imieniu podpisał deklarację VAT lub inne pisma wyjaśniające, również będziemy musieli za to zapłacić.

Jak wynika z art. 22, pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu są wszystkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Co ważne, wyjątkiem są tutaj koszty wymienione w art. 23 wspomnianej ustawy. Artykuł ten zawiera definicję negatywną kosztów uzyskania przychodów i zgodnie z nim do kosztów uzyskania przychodów nie wlicza się m.in.:

• „wydatków na: a) nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów, b) nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie innych niż wymienione w lit. a środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w tym również wchodzących w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanych części, c) ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z22g wartość początkowa środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych ust. 17 powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych - wydatki te, zaktualizowane zgodnie z odrębnymi przepisami, pomniejszone o sumę odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 22h odpisy amortyzacyjne ust. 1 pkt 1, są jednak kosztem uzyskania przychodów przy określaniu dochodu z odpłatnego zbycia rzeczy określonych w art. 10 źródła przychodów ust. 1 pkt 8 lit. d, oraz gdy odpłatne zbycie rzeczy i praw jest przedmiotem działalności gospodarczej, a także w przypadku odpłatnego zbycia składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, o których mowa w art. 14 przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, przychód z działalności gospodarczej ust. 2 pkt 1, bez względu na czas ich poniesienia”;[1]
• odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego,
• strat odnotowanych w środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych w tej części, którą pokrywa suma odpisów amortyzacyjnych,
• strat, które poniósł przedsiębiorca za sprawą nie w pełni umorzonych środków trwałych wówczas, gdy środki te utraciły przydatność gospodarczą w wyniku zmiany charakteru prowadzonej działalności,
• odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzonego przez samego podatnika,
• podatku dochodowego, podatków od spadków i darowizn.

Przytoczony zapis w sposób jednoznaczny precyzuje katalog tych „wydatków”, które nie mogą być postrzegane jako koszty uzyskania przychodu. Obowiązek ocenienia tego, czy pomiędzy wydatkiem a przychodem zachodzi związek przyczynowo-skutkowy spoczywa na podatniku.

Chociaż samo założenie firmy jest darmowe (podobnie jak wpis do CEIDG), to kosztów związanych z opłaceniem składek na poczet ZUS już nie unikniemy. Pewnym ułatwieniem dla osób, które dopiero otwierają własny biznes jest tutaj fakt, że mogą one skorzystać z ulgi na start i opłacać ZUS na preferencyjnych warunkach. Nim się jednak na to zdecydujemy, musimy sprawdzić to, czy kwalifikujemy się do skorzystania z tej ulgi.

Wyjaśniliśmy już to, jakie koszty nie będą kosztami uzyskania przychodu. Do bieżących kosztów prowadzenia działalności można natomiast z powodzeniem zaliczyć te, które dotyczą samego istnienia firmy. Mowa tu m.in. o takich kosztach jak te związane z wynajęciem biura czy lokalu, z zakupem sprzętu biurowego, z opłatami za media, opłatami za internet, telefon firmowy czy za korzystanie ze specjalistycznych, a potrzebnych nam do pracy programów. Za „firmowy koszt” może zostać uznane także posiadanie strony internetowej (i związane z tym opłaty) oraz usługi reklamowe czy marketingowe. To samo dotyczy także rat, które płacimy w ramach wzięcia w leasing samochodu czy maszyn. Takie wydatki również mamy prawo „wrzucić w koszty”.

To także ważna pozycja na naszej liście „koszty działalności gospodarczej 2020”. Środkami trwałymi są co do zasady wszystkie przedmioty, których wartość początkowa jest wyższa niż 10 000 złotych. Jeśli jesteśmy podatnikami VAT, musimy patrzeć na widniejącą na fakturze cenę netto. Z kolei jako wyposażenie należy wpisać wszystkie rzeczy i przedmioty „będące na stanie” przedsiębiorstwa, których wartość wynosi od 1500 złotych do 10 000 złotych.

A co z pracownikami i związanymi z tym kosztami? Co oczywiste, pracownicy nie będą postrzegani ani jako wyposażenie firmy, ani jako środek trwały. Jeśli jednak zatrudniamy pracowników (niezależnie od prawnej formy zatrudnienia), to naszym kosztem będzie w tym przypadku wartość brutto wynagrodzenia. Warto jednak wziąć pod uwagę to, że samo wynagrodzenie, to nie nasz jedyny wydatek. Tutaj należy uwzględnić także wydatki na szkolenia, badania okresowe, opłacenie składek ZUS czy kursów podnoszących kwalifikacje zatrudnionych osób.

Wprawdzie prowadzenie rachunku firmowego coraz częściej jest darmowe, jeśli jednak wiążą się z tym, jakieś opłaty, to one także będą naszym wydatkiem. Kosztem prowadzenia działalności gospodarczej jest także ubezpieczenie lokalu lub samochodu. Posiadanie własnego biznesu to także konieczność opłacenia obsługi księgowej. Możemy wprawdzie zająć się tym samodzielnie, należy jednak pamiętać, że za wszelkie błędy odpowiadamy osobiście. Dlatego lepiej jest powierzyć to specjalistom i skupić się na typowo biznesowej działalności.

Każdy, kto myśli o prowadzeniu własnej firmy, poza samym charakterem działalności, rynkiem zbytu czy analizą konkurencji, rozważa także związane z tym koszty. Ich rzetelna analiza to obok dobrego pomysłu na działalność i sensownie rozpisanego biznesplanu może okazać się kluczem do rynkowego sukcesu. Nim zaczniemy szacować przyszłe zyski, uwzględnijmy wszystkie czekające nas wydatki oraz stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Im lepiej to zrobimy, tym większa jest szansa na to, że naszą przyszłą firmę czeka stabilne i pewne funkcjonowanie. A przecież właśnie o to chodzi!

Źródła:

https://www.lexlege.pl/ustawa-o-podatku-dochodowym-od-osob-fizycznych/art-23/