Praca zdalna: co może pracodawca, a co wolno pracownikowi?

Przed pandemią praca zdalna nie była nigdzie odpowiednio uregulowana. Wiele zależało od podejścia do home-office pracodawców, ale i samych pracowników. Pojęcie pracy zdalnej właściwie nie istniało w urzędach, bankach czy fabrykach. Za to już od kilku lat z powodzeniem pracowały tak osoby zatrudnione w korporacjach czy nowoczesnych spółkach (np. marketingowych, IT czy e-commerce).

W Kodeksie pracy istnieje pojęcie telepracy. Może być ona jednak stosowana tylko w niektórych zawodach i najczęściej wiąże się z wykorzystaniem telefonu. Praca zdalna to pojęcie szersze i przystosowane do obecnych realiów, dlatego nie należy mylić tych dwóch pojęć.

Praca zdalna to wykonywanie swoich zawodowych obowiązków poza siedzibą firmy, czyli w domu, w kawiarni, na wakacjach czy gdziekolwiek indziej. Wykorzystuje się do tego środki elektroniczne, czyli najczęściej internet i telefon.

Praca zdalna do tej pory nie została odpowiednio uregulowana. Zmiany w Kodeksie pracy są aktualnie przygotowywane. Obecnie obowiązują zapisy Specustawy COVID-19. Jednak one odnoszą się tylko do sytuacji związanej z pandemią. Praca zdalna może być stosowana maksymalnie 180 dni od wejścia w życie tej ustawy. Zasady nie będą obowiązywały po wygaśnięciu pandemii.

W art. 3 Specustawy COVID-19 jest napisane, że pracodawca ma prawo skierować pracownika do wykonywania obowiązków w domu. W normalnych warunkach gospodarczych praca zdalna raczej jest przyznawana na wniosek pracownika. Tak też było wcześniej w firmach, które już przed pandemią umożliwiały wykonywanie obowiązków zawodowych w domu.

Zgodnie ze wspomnianą wyżej ustawą to pracodawca kieruje pracownika na pracę zdalną i w każdej chwili może to odwołać. Musi jednak mieć na względzie bezpieczeństwo zatrudnionych i nie może narażać ich na kontakt z osobą potencjalnie zarażoną. Pracodawca ma obowiązek zapewnić więc bezpieczne warunki do wykonywania pracy. Jeśli natomiast nakaże pracownikom przyjść do biura i nie zapewni im niezbędnych środków ostrożności, narażając ich na zarażenie wirusem, to łamie zasady Kodeksu pracy.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wszystkie niezbędne narzędzia, materiały oraz obsługę logistyczną, niezbędną do wykonywania pracy zdalnej (np. komputer, telefon). Przykładowo, więc jeśli na co dzień korzystasz z komputera stacjonarnego i nie masz możliwości przewiezienia go do domu, to realizacja transportu leży po stronie pracodawcy.

Można oczywiście korzystać także z własnego sprzętu, ale wtedy pracownik musi dbać o poufność i ochronę danych (szczególnie osobowych). Nie może ujawniać informacji ani prowadzić do zaniedbań, które mogłyby przynieść szkodę firmie.

Pracodawca musi wypłacać standardowe wynagrodzenie i nie ma prawa go pomniejszać. Wyjątkiem są tylko te dodatki do pensji, których nie można „zarobić”, nie będąc w biurze.

Jakie obowiązki ma pracownik? Przede wszystkim musi wykonywać pracę w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli do tej pory można było przychodzić do biura o dowolnej porze, to teraz władze firmy mogą zdecydować, że wszyscy pracownicy muszą zaczynać o tej samej porze. Wynika to głównie z tego, że podczas pracy zdalnej trudniej jest zapanować nad synchronizacją pracy, co może działać na szkodę firmy.

Jak efektywnie pracować w domu? [PRZECZYTAJ!]

Warto pamiętać, że pracodawca nie może przerzucić na pracownika kosztów, których uregulowanie jest związane z możliwością wykonywania pracy. Oznacza to, że gdy zatrudniony pracuje na własnym komputerze, ale nie ma na nim odpowiednich zabezpieczeń, to firma musi mu sfinansować program antywirusowy.

Tak naprawdę wyżej wymieniliśmy wszystkie obowiązki pracownika i pracodawcy w kontekście pracy zdalnej. Pozostałe aspekty można ustalić dowolnie. Wiele zależy od specyfiki działania firmy, ale również relacji w zespołach. Część szefów może wymagać, aby pracownicy codziennie meldowali się na firmowym komunikatorze, a innym może zależeć tylko na tym, aby praca została wykonana w terminie.

Kwestią palącą w temacie pracy zdalnej jest to, czy pracodawca ma obowiązek wypłacać pracownikowi ekwiwalent za to, że nie pracuje w biurze, czyli zwracać mu środki za zużyty prąd, wodę, ale na przykład też za kupioną wodę mineralną, kawę, herbatę czy owoce, jeśli wcześniej zapewniał je w siedzibie firmy.

Otóż nie ma takiego obowiązku prawnego, a wypłacanie ekwiwalentu zależy tylko od dobrej woli pracodawcy.

Zgodnie ze Specustawą COVID-19 pracodawca ma prawo polecić pracownikowi prowadzenie ewidencji wykonanych czynności. Szczególnie ważne jest, aby wskazać rodzaj tych działań, a także datę i czas ich wykonania.

Jeśli więc pracodawca wymaga od Ciebie podczas pracy zdalnej zapisywania, kiedy, co robisz i ile zajmują Ci Twoje obowiązki, to wiedz, że jest to zgodne z prawem.

Oczywiście dużo zależy od polityki firmy, ale i konkretnych relacji pomiędzy podwładnymi i przełożonymi. Często szefowie mają odpowiednią dozę zaufania do swoich zespołów i nie widzą konieczności tak szczegółowej kontroli podczas pracy zdalnej. Często sprawdzają się praktyki wypracowane już podczas pracy stacjonarnej – cotygodniowe statusy czy aplikacje do zarządzania czasem pracy.

Podczas przebywania w biurze łatwiej było omówić bieżące obowiązki. Praca zdalna wymaga jednak tego, aby mocniej to sformalizować. Warto w tym celu używać przeznaczonych do tego aplikacji (np. Asana czy Trello). Można w nich zaznaczać, jakie obowiązki się wykonało oraz na jakim etapie realizacji są konkretne zadania. Pozwala to szefowi łatwo zweryfikować, czym aktualnie zajmuje się członek jego zespołu.