« Powrót do artykułów

Pełna księgowość – kiedy przedsiębiorca musi ją prowadzić?

Pełna księgowość – kiedy przedsiębiorca musi ją prowadzić?

Przyszły przedsiębiorca podczas zakładania firmy musi odpowiedzieć sobie na szereg trudnych pytań: jaki rodzaj opodatkowania wybrać czy zostać czynnym lub biernym podatnikiem VAT oraz jaka forma rozliczania własnej działalności najbardziej mu się opłaci? Czym jest pełna księgowość i kto musi ją prowadzić? Na wszystkie te i inne pytania odpowiemy w tym artykule.

Pełna księgowość – kto musi ją prowadzić?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wymaga od przedsiębiorcy bardzo dokładnego rozliczania i ewidencjonowania wszystkich transakcji zawartych w firmie. Ponadto niektóre formy prowadzenia księgowości niosą ze sobą dodatkowe obowiązki i obostrzenia.

Pełna księgowość jest najbardziej wymagającą odmianą, która wymaga skrupulatnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokładnej ewidencji środków trwałych firmy. Wiąże się też ze znacznie większymi kosztami potrzebnymi na opłacenie usług biura rachunkowego, które obsługuje przedsiębiorstwo lub na stworzenie własnego pionu księgowego i zatrudnienie na stałe księgowej.

Co do zasady pełna księgowość jest wymagana głównie w przypadku prowadzenia:

  • przedsiębiorstwa, którego przychód w danym rocznym okresie rozliczeniowym przekroczył równowartość 2 000 000 euro,
  • spółek cywilnych,
  • spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnych,
  • spółek osobowych (jawna, partnerska, komandytowa oraz komandytowo-akcyjna).

Podstawą prawną nakładającą obowiązek prowadzenia pełnej księgowości jest ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Dotyczy ona:

1) spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;

2) osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz. U. poz. 1629), jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro;

3) jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;

Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości spoczywa również na przedsiębiorstwach przejętych w ramach spadku o zarządzie sukcesyjnym w przypadku, w którym księgi rachunkowe były prowadzone przed prawnym przejęciem firmy przez spadkobiercę.

Pełna księgowość jest również wymagana w przypadku oddziałów i przedstawicielstw zagranicznych firmy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z ustawą o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dotyczy również jednostek organizacyjnych, które nie posiadają osobowości prawnej oraz innych podmiotów, które korzystają z dotacji lub subwencji płynących z budżetu państwa, samorządu lub innych funduszów celowych.

Pełna księgowość a uproszczona księgowość

Czym zatem różnią się od siebie te formy rozliczania? Główną różnicą jest stopień ewidencji majątku firmy oraz zawartych przez nią transakcji. Pełna księgowość niesie ze sobą obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, w skład których wchodzi:

  • księga główna,
  • księga pomocnicza,
  • dziennik,
  • zestawienie obrotów oraz sald na podstawie księgi głównej, oraz pomocniczej,
  • inwentarz.

Dodatkowo na przedsiębiorstwie ciąży coroczny obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego. Dokonuje go kierownictwo danej jednostki. Następnie sprawozdanie musi zostać podpisane przez kierownictwo tej jednostki oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy i złożone w odpowiednim terminie w Krajowym Rejestrze Sądowym, oraz odpowiednim oddziale Urzędu Skarbowego.

Każda operacja zawarta w księgach rachunkowych musi zostać należycie zaewidencjonowana wraz z datą, numerem identyfikacyjnym oraz oznaczeniem kont. Dodatkowo musi na niej widnieć kwota wraz z dokładnym opisem danej transakcji.

Tutaj właśnie przejawia się główna zaleta uproszczonej księgowości – korzystający z niej przedsiębiorca prowadzi znacznie prostszą ewidencję. Składa się na nią odpowiednie rejestrowanie konkretnych transakcji, a w przypadku aktywnych podatników VAT prowadzenie rejestru tego podatku. W oparciu o powyższe dane wylicza się należne państwu podatki oraz opłaca się je i raportuje właściwym organom. W przypadku uproszczonej księgowości nie trzeba też wykonywać corocznych sprawozdań finansowych.

Kiedy przedsiębiorca musi przejść z uproszczonej księgowości na pełną księgowość?

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych nakładany jest automatycznie na przedsiębiorstwo, które w ciągu rocznego okresu podatkowego osiągnęło przychód wyższy niż równowartość 2 000 000 euro. Dokładna kwota w złotówkach jest obliczana po średnim kursie podanym przez Narodowy Bank Polski.

Jak zaksięgować fakturę zaliczkową?

Taki rodzaj dokumentu powstaje w przypadku, gdy przedsiębiorstwo chce pozyskać część środków jeszcze przed dostarczeniem towarów. Sposobem na częściowe zabezpieczenie swoich interesów i poprawę płynności finansowej firmy jest właśnie faktura zaliczkowa.

Księgowanie jej wymaga dokładności, a realizowane jest poprzez umieszczenie jej kwoty na kontach Rozrachunki z odbiorcami lub Rozrachunki z dostawcami (w zależności od strony transakcji). Przyjrzyjmy się teraz księgowaniu z perspektywy firmy, która otrzymała taki dokument.

Wpłaconą zaliczkę należy umieścić po stronie Wn na koncie Rozrachunki z dostawcami oraz po stronie Ma na koncie Rachunek bieżący.

Następnie fakturę otrzymaną od kontrahenta umieszczamy po stronie Wn na koncie Rozliczenie zakupu oraz Vat naliczony, a po stronie Ma na koncie Rozrachunki z dostawcami.

Należy też pamiętać, aby po otrzymaniu faktury końcowej przeksięgować powyższe operacje na odpowiednie konta.

Gdyby kontrahent nie wywiązał się ze swojego zobowiązania, to w uzasadnionych przypadkach można zastosować karę umowną, jaką jest nota obciążeniowa. Księgowanie jej wbrew pozorom nie jest niczym skomplikowanym, a w świetle prawa dłużnik musi ją uiścić.

Jak w praktyce wygląda księgowanie listy płac?

Spółka, która zatrudnia pracowników, zobowiązana jest do dokładnego ewidencjonowania ich wynagrodzeń. Księgowanie listy płac dokonywane jest na kontach Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, Wynagrodzenia, Rozrachunki publicznoprawne, Pozostałe rozrachunki publicznoprawne oraz Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia. Podczas dokonywania rozliczeń należy pamiętać o datach i odpowiednim opisaniu wszystkich transakcji wraz z kontami.

« Powrót do artykułów