Czy dawać pracownikom komórki firmowe?
Nie zawsze pracownicy muszą posiadać firmowe telefony komórkowe. Jednak wielu pracodawców decyduje się na zapewnienie pracownikom służbowych telefonów. W wielu firmach służbowy telefon jest traktowany również jako rodzaj dodatkowego bonusu dla pracownika.
W firmach, w których komunikacja pomiędzy pracownikami realizowana w sposób stały jest niezbędna zapewnienie pracownikom telefonów komórkowych jest właściwym rozwiązaniem. Służbowy telefon pozwala na zapewnienie numeru telefonu, który jest związany jedynie z pracą. Pozwala to pracownikom na korzystanie z telefonu komórkowego, który będzie używany jedynie w celu realizowania pracy. Korzystanie z telefonu służbowego bywa również istotne w przypadku pracowników, którzy pracują przy stałym kontakcie z klientami, kontrahentami.
Zakup aparatów telefonicznych
Telefony komórkowe oferowane przez firmy telekomunikacyjne dla firm pozwalają na ich zakup przy bardzo niskich cenach w ramach umów abonamentowych. Pozwala to na zapewnienie bardzo korzystnych warunków zakupu telefonów komórkowych. Jednocześnie w wielu firmach telekomunikacyjnych pozyskanie określonej liczby telefonów komórkowych w ramach stałych umów pozwala firmom na skorzystanie z dodatkowych bonusów w postaci większej liczby darmowych minut do wykorzystania w skali miesiąca. Jednak przy telefonach na abonament trzeba brać pod uwagę, że koszty niekontrolowanego użytkowania telefonu mogą być bardzo wysokie.
Gdy przekazuje się pracownikom telefony na abonament można rozważyć decydowanie się na wprowadzenie blokad na korzystanie z telefonu, gdzie przekroczenie określonej sumy pieniędzy zużytej w skali miesiąca pozwala na zablokowanie dalszego korzystania z telefonu. Pozwala to na ograniczenie nadmiernego korzystania z telefonu komórkowego i generowania bardzo wysokich kosztów. Jest to rozwiązanie, które może okazać się korzystne w przypadku posiadania w firmie bardzo dużej ilości aparatów telefonicznych użytkowanych przez pracowników.
Telefon na kartę
Decydować można się również na korzystanie z telefonów na kartę oferowanych dla pracowników. Wówczas znacznie łatwiej jest kontrolować koszty użytkowania telefonów komórkowych. Przy telefonach na abonament można rozliczać koszty używania telefonów, które związane są z działalności gospodarczą. W tym względzie trzeba brać pod uwagę, że koszty rozmów prywatnych realizowanych przez pracowników powinny być przez pracowników zwrócone, co pozwala na ujęcie całej kwoty wydatkowanej na użytkowanie telefonu, która znajduje się na fakturze.
Natomiast przy korzystaniu z telefonów na kartę można ująć takie koszty jako koszty uzyskania przychodów, jeśli używanie kart telefonicznych było w pełni związane z działalnością gospodarczą. Jednocześnie przy korzystaniu z kart telefonicznych znacznie łatwiej jest kontrolować koszty korzystania z telefonów przez pracowników. Gdy kończą się środki na telefonie niezbędne jest jego doładowanie co pozwala znacznie lepiej kontrolować koszty ponoszone w skali tygodnia czy miesiąca na rozmowy realizowane przez pracowników.